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sábado, 23 de octubre de 2010

PRESUPUESTO DE OPERACIÓN


Presupuesto de operación:

a) Presupuesto de ventas:

La primera etapa será  la determinación del comportamiento de su demanda. Primero  se presupuestan los gastos o necesidades  del sector, y con base  en ello se  determinan los ingresos que habrán de recaudarse por vía impositiva.
La organización deberá determinar el comportamiento de su demanda, es decir, conocer qué se espera que haga el mercado,  al concluir con esto, podrá elaborar un presupuesto propio de producción.
Normalmente se realiza este procedimiento en la mayoría de las empresas, ya que cuentan con una capacidad ociosa, es decir que la demanda es menor que la capacidad instalada para producir.
Existen casos en que las empresas elaboran el presupuesto de producción como primer paso.
También están las empresas del sector público que presupuestan primeramente sus gastos  o necesidades  y con base en ello determinan los ingresos que habrán de recaudar por vía impositiva (impuestos, derechos, etc).
Objetivos del presupuesto de ventas.
·         Mostrar la estimación de los artículos que se van a vender y de los ingresos que se derivan de tales ventas.
·         Servir como punto de partida del procedimiento presupuestal.


Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:
a)    Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.
b)   Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que garanticen la objetividad de los datos, como análisis de regresión y correlación, análisis de la industria, análisis de la economía, etc.
c)    Basándose en los datos deseados para el futuro que generó el pronóstico y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, elaborar el presupuesto  de éstas tratando de dividirlo por zonas, divisiones, líneas, etcétera, de tal forma  que se facilite su ejecución.
Una vez aceptado el presupuesto de ventas, debe comunicarse a todas las áreas de la organización para que se planifique el presupuesto de insumos.
Ejemplo:
Ventas proyectadas de articulo “z”. Precio de venta ¢500 c/u.

Cuatrimestre
Unidades
I
8 000
II
9 000
III
10 000

PRESUPUESTO MAESTRO


LOS PRESUPUESTOS

El presupuesto es de  mucha importancia ya que sirve para  proyectar o estimar los  ingresos y gastos de una empresa tanto a corto como largo plazo, haciendo comparaciones de los años anteriores para desarrollar una mejor inversión, así tener menos gasto y mayor ingreso para la compañía; es decir si hacemos un buen presupuesto haciendo consultas a las diferentes áreas de la compañía como el área de venta, cobranzas, compra, etc.; comparaciones de otras empresas como son los estados financieros, también hacer consultas en las diferentes zonas del mercado y desarrollar de acuerdo las estadísticas y las tentaciones económicas y financieras y de acuerdo a las normas vigentes del país donde reside la empresa.
Todo presupuesto debe ser preparado por un especialista en esta materia como economistas, administradores, etc. y luego para ser aprobado debe ser revisado por el gerente financiero de la empresa.

El papel de los presupuestos:
El proceso consiste en  determinar los escenarios y fijar objetivos,  mientras que el contenido está formado por el plan de mercado, plan de insumo y plan financiero.
Los presupuestos siguen siendo valiosos, en la medida que sirve de guía, que ayudan a monitorear si lo implantado está bien y si se están logrando los resultados esperados. La planeación  debe ser dinámica, dado que los clientes, los proveedores y quienes fijan la economía  y la misma organización está integrada por seres humanos

Estándares y Presupuestos:
Para desarrollar un presupuesto es necesario mantener en la empresa costos estándar actualizados, con el  propósito  de que la faciliten la elaboración del presupuesto  de requisiciones de materia  prima, mano de obra y gastos de fabricación indirectos,

El proceso del presupuesto:
La elaboración del presupuesto puede fundamentarse  mediante  un enfoque  contable o administrativo.

Elección de los periodos:
El período conveniente  para un presupuesto es un año y se puede dividir  por meses.

Manual  del presupuesto:
Dicho manual  debe contener los siguientes  requisitos:
a)    El objetivo, finalidades y funcionalidad  de todo el plan presupuestal.
b)   El período  que incluirá  el presupuesto.
c)    Toda  la organización que se pondrá en  funcionamiento  para en perfecto desarrollo y administración.
d)   Las instrucciones  para el desarrollo de todos los anexos y  formas  que configurarán  el presupuesto.

Que es un presupuesto:
Un presupuesto  es un plan  integrado y coordinador que se expresa  un término  financiero con respecto  a las operaciones y recursos  que forman  parte de una empresa para un período  determinado, con el fin  de lograr  los objetivos  fijados por la alta  generación.



Ventajas que brindan los presupuestos:
Las ventajas  que se menciona  a continuación  ayudan a lograr  una adecuada  planeación y control  en las empresas:
a)    Motiva  a  la alta gerencia  para que adecuadamente   los objetivos básicos  de la empresa.
b)   Propicia que se defina una estructura  adecuada,  determinando  la responsabilidad y autoridad de cada una de las  partes que integran  la organización.
c)    Cuando existe la motivación  adecuada incrementa la participación  de los diferentes niveles  de la organización. Obliga a mantener  un archivo de datos históricos controlables.
d)   Facilita a la administración  la utilización óptima de los diferentes insumos
e)    Facilita  la participación  e integración de las diferentes  áreas de la compañía.
f)    Obliga  a realizar  un autoanalisis periódico.
g)   Facilita  el control administrativo.
h)   Es un reto que conscientemente  se presenta los ejecutivos de una organización.
i)     Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.

Limitaciones  de los presupuestos:
Como toda  herramienta, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborarlo o durante  su ejecución:
Ø Está basado en estimaciones.
Ø Debe  ser adaptado constantemente a los cambios  de importancia que surjan, lo que significa  que es una herramienta dinámica.
Ø Su ejecución no es automática.
Ø Es un instrumento que no debe  tomar el lugar  de la administración.
Ø Toma  tiempo  y cuesta prepararlos.
Ø No se  deben esperar  resultados  demasiado pronto.

Características de un sistema presupuestario:
Al diseñar cualquier sistema presupuestario, se recomienda  que deba:
ü Lograr  flexibilidad  de modo que se puedan  llevar a cabo  las actualizaciones de los planes.
ü Facilitar  el control administrativo, de manera  que la dirección y su equipo puedan verificar  que los planes se están llevando a cabo y así facilitar la administración  por excepción.
ü Cuantificar  los objetivos y metas  establecidas en el presupuesto maestro de tal forma que el presupuesto se constituya en una herramienta de negociación y formalización de compromisos a corto plazo.
ü Facilitan la auto evaluación de cada  una de las áreas de responsabilidad de las empresas.
ü El presupuesto a corto plazo debe ser parte  de la presupuesto a largo plazo.
ü Se deben incorporar  en el presupuesto a corto plazo las inversiones  en activos fijos.
ü A nivel  ejecutivo de la dirección, se debe presentar indicadores  de forma  condensada.

Principales  indicadores del presupuesto:

La siguiente es una lista de indicadores que deben presupuestarse  y a su vez  monitorearse  a nivel  del grupo directivo de una empresa  mensualmente  para que el presupuesto logre su misión:
a)    Ingresos.
b)   Utilidad  de operación.
c)    Activos promedio en operación.
d)   Margen  de ventas.
e)    Rotación  de inversión.
f)    Tasa  de rendimiento sobre la inversión.
g)   Porcentaje  de capacidad utilizada.
h)   Porcentaje  de crecimiento de volumen.
i)     Días  de inversión  en capital de trabajo.
j)     Valor  económico agregado (EVA).
k)   Inversiones aprobadas.
l)     Flujo  de efectivo de operación.
m) Compromisos con banco acreedores.
n)   Principales  estrategias para el año.
o)   Oportunidades  y amenazas de la empresa.
p)   Programas  específicos del año.
q)   Otros.