LOS PRESUPUESTOS
El presupuesto es de mucha importancia ya que sirve para proyectar o estimar los ingresos y gastos de una empresa tanto a corto como largo plazo, haciendo comparaciones de los años anteriores para desarrollar una mejor inversión, así tener menos gasto y mayor ingreso para la compañía; es decir si hacemos un buen presupuesto haciendo consultas a las diferentes áreas de la compañía como el área de venta, cobranzas, compra, etc.; comparaciones de otras empresas como son los estados financieros, también hacer consultas en las diferentes zonas del mercado y desarrollar de acuerdo las estadísticas y las tentaciones económicas y financieras y de acuerdo a las normas vigentes del país donde reside la empresa.
Todo presupuesto debe ser preparado por un especialista en esta materia como economistas, administradores, etc. y luego para ser aprobado debe ser revisado por el gerente financiero de la empresa.
El papel de los presupuestos:
El proceso consiste en determinar los escenarios y fijar objetivos, mientras que el contenido está formado por el plan de mercado, plan de insumo y plan financiero.
Los presupuestos siguen siendo valiosos, en la medida que sirve de guía, que ayudan a monitorear si lo implantado está bien y si se están logrando los resultados esperados. La planeación debe ser dinámica, dado que los clientes, los proveedores y quienes fijan la economía y la misma organización está integrada por seres humanos
Estándares y Presupuestos:
Para desarrollar un presupuesto es necesario mantener en la empresa costos estándar actualizados, con el propósito de que la faciliten la elaboración del presupuesto de requisiciones de materia prima, mano de obra y gastos de fabricación indirectos,
El proceso del presupuesto:
La elaboración del presupuesto puede fundamentarse mediante un enfoque contable o administrativo.
Elección de los periodos:
El período conveniente para un presupuesto es un año y se puede dividir por meses.
Manual del presupuesto:
Dicho manual debe contener los siguientes requisitos:
a) El objetivo, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal.
b) El período que incluirá el presupuesto.
c) Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para en perfecto desarrollo y administración.
d) Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas que configurarán el presupuesto.
Que es un presupuesto:
Un presupuesto es un plan integrado y coordinador que se expresa un término financiero con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta generación.
Ventajas que brindan los presupuestos:
Las ventajas que se menciona a continuación ayudan a lograr una adecuada planeación y control en las empresas:
a) Motiva a la alta gerencia para que adecuadamente los objetivos básicos de la empresa.
b) Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.
c) Cuando existe la motivación adecuada incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización. Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.
d) Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos
e) Facilita la participación e integración de las diferentes áreas de la compañía.
f) Obliga a realizar un autoanalisis periódico.
g) Facilita el control administrativo.
h) Es un reto que conscientemente se presenta los ejecutivos de una organización.
i) Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.
Limitaciones de los presupuestos:
Como toda herramienta, el presupuesto tiene ciertas limitaciones que deben ser consideradas al elaborarlo o durante su ejecución:
Ø Está basado en estimaciones.
Ø Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan, lo que significa que es una herramienta dinámica.
Ø Su ejecución no es automática.
Ø Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración.
Ø Toma tiempo y cuesta prepararlos.
Ø No se deben esperar resultados demasiado pronto.
Características de un sistema presupuestario:
Al diseñar cualquier sistema presupuestario, se recomienda que deba:
ü Lograr flexibilidad de modo que se puedan llevar a cabo las actualizaciones de los planes.
ü Facilitar el control administrativo, de manera que la dirección y su equipo puedan verificar que los planes se están llevando a cabo y así facilitar la administración por excepción.
ü Cuantificar los objetivos y metas establecidas en el presupuesto maestro de tal forma que el presupuesto se constituya en una herramienta de negociación y formalización de compromisos a corto plazo.
ü Facilitan la auto evaluación de cada una de las áreas de responsabilidad de las empresas.
ü El presupuesto a corto plazo debe ser parte de la presupuesto a largo plazo.
ü Se deben incorporar en el presupuesto a corto plazo las inversiones en activos fijos.
ü A nivel ejecutivo de la dirección, se debe presentar indicadores de forma condensada.
Principales indicadores del presupuesto:
La siguiente es una lista de indicadores que deben presupuestarse y a su vez monitorearse a nivel del grupo directivo de una empresa mensualmente para que el presupuesto logre su misión:
a) Ingresos.
b) Utilidad de operación.
c) Activos promedio en operación.
d) Margen de ventas.
e) Rotación de inversión.
f) Tasa de rendimiento sobre la inversión.
g) Porcentaje de capacidad utilizada.
h) Porcentaje de crecimiento de volumen.
i) Días de inversión en capital de trabajo.
j) Valor económico agregado (EVA).
k) Inversiones aprobadas.
l) Flujo de efectivo de operación.
m) Compromisos con banco acreedores.
n) Principales estrategias para el año.
o) Oportunidades y amenazas de la empresa.
p) Programas específicos del año.
q) Otros.